小規模事業所の人件費対策に役立つ実践ポイントまとめ
- Revior
- 2025年11月19日
- 読了時間: 17分
▶︎1. 小規模事業所の人件費対策を始める前に知っておきたい基本
1.1 人件費の基本と構成要素
人件費という言葉はよく聞くけれど、具体的に何が含まれているかを正確に把握しているでしょうか？ 小規模事業所で人件費対策を考えるうえで、まず最初に押さえておきたいのが「人件費の内訳」です。
人件費＝従業員にかかるすべてのコストです。給与や賞与だけでなく、会社が負担する保険料や福利厚生、教育研修費まで幅広く含まれます。
たとえば主な人件費の項目は以下の通りです：
基本給・時給・各種手当（役職・通勤・住宅など）
賞与（ボーナス）
法定福利費（社会保険・雇用保険などの会社負担分）
法定外福利費（退職金積立・健康診断・制服貸与・食事補助など）
採用費（求人広告費・面接交通費など）
教育研修費（研修講師費用・外部セミナー受講料など）
ここまで見てわかる通り、人件費は「払う給料」だけではなく「働いてもらうために必要な費用全般」が含まれているのです。
たとえば、ある小規模デイサービスでは、1人当たりの人件費に対して実際の給与が約60%、残り40%が保険や福利厚生、採用・研修費に充てられていました。 この比率を見誤ると、「給料は抑えているのに人件費が高いまま…」という誤解が生まれやすくなります。
また、採用が難しい時期に急いで求人を出すと、広告費が一気に跳ね上がり、これも人件費の一部として積み重なります。 普段あまり意識しない「間接的な人件費」が、知らないうちに経営を圧迫しているケースも少なくありません。
こんな失敗が多いです：
人件費＝給与と思い込んで、全体像を見落とす
福利厚生費や採用費をコントロールできていない
教育費が「投資」ではなく「コスト」扱いになっている
これらを防ぐには、次のような対応が必要です：
すべての人件費を「見える化」して把握する
月次・年次での人件費率（売上に占める割合）をチェックする
固定費と変動費の区別をつけ、柔軟な支出管理を行う
まずは「何にいくらかかっているのか」を正確に知ることが、人件費対策の第一歩です。
見えない支出に目を向けることで、削減ではなく「適正化」が見えてきますよ。
1.2 なぜ小規模事業所にとって人件費が重くなるのか
人件費の内訳を把握した次に見えてくるのが、小規模事業所特有の人件費の重さです。 中規模や大手の事業者と比べて、同じような業務内容でもなぜか人件費が経営を圧迫している…そんな悩みを抱えている方は少なくありません。
この背景には、主に次の3つの要因があります。
売上に対する固定費の割合が高い
人員の柔軟な配置がしにくい
最低賃金や法令改正の影響を強く受けやすい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
まず、小規模事業所では売上に対する固定費の割合が高くなりがちです。 とくに医療・介護・福祉などの現場では、スタッフの配置基準が法律で決まっており、「人を減らしてコストカットする」といった対応が取りにくいのが現実です。
その結果、人件費率が50～70％を超えるケースもあり、少しの給与引き上げや手当増が経営を圧迫します。
次に、人員配置の問題です。スタッフ数が限られている現場では、一人が複数の役割を兼任していることがよくあります。 たとえば、事務作業をこなしながら現場にも立ち、さらに送迎業務まで担う…という状況です。
このように余裕のない体制だと、誰かが休んだ場合に急な人員補填が必要になり、結果的に高コストな短期採用や残業で対応することになります。
さらに、最低賃金の上昇や雇用関連法の改正といった社会的変化も、規模の小さな事業所にとっては大きな負担です。 賃金の引き上げに応じる必要がある一方で、価格転嫁が難しい業種では、人件費だけが増えていく状態になりがちです。
また、有給取得義務や残業時間の制限といった制度への対応にも、時間とコストが必要です。
たとえば、最低賃金の引き上げに合わせて全職員の時給を見直した事業所では、年間で100万円以上の人件費が増加しました。 こうした見直しは必要な対応ではあるものの、収益とのバランスをしっかりと考えておかないと経営を圧迫しかねません。
よくある失敗としては、以下のようなケースがあります。
売上を増やす計画を立てずに人件費だけを上げてしまう
少人数体制により業務が属人化し、無駄な人員配置が発生している
法令対応のために追加で人員や工数を確保した結果、他の業務にしわ寄せが起きる
こうしたリスクを減らすためにも、人件費は「削るもの」ではなく、「事業に合わせて整えるもの」として考えることが重要です。 小規模事業所こそ、人件費の“最適化”という視点が求められます。
▶︎2. 小規模事業所でよくある人件費対策の落とし穴
2.1 「人手不足だから採用強化」で失敗する理由
小規模事業所では、人手が足りないと感じた瞬間に「まずは採用を増やさなきゃ」と考えがちです。 ですが、この判断が結果的に人件費を押し上げ、かえって経営を圧迫してしまうことがあります。
実は、人手不足を感じたときの採用強化には、次のような落とし穴が潜んでいます。
業務量の“見える化”をしないまま求人を出してしまう
忙しさの原因が業務の偏りにあるのに、新しい人を入れて解決しようとする
急いで採用した結果、定着せずに採用コストだけが残る
忙しい状況が続くと、「人が増えれば楽になるはず」と思ってしまいますよね。 でも本当は、業務内容の整理や動線改善などで現場の負担が軽くなることも多く、採用が必ずしも唯一の解決策ではありません。
たとえば、ある小さな事業所では、スタッフが日々バタバタしていたものの、業務量を細かく見直すと、特定の時間帯だけ作業が集中していることが分かりました。 その時間帯の動き方を整えたところ、1日あたり30分ほどの余裕が生まれ、採用を増やさなくても現場が回るようになったというケースもあります。
また、急いで採用を行うと、求人広告費が一時的に膨らむことも多いです。 採用したものの定着せず、短期間で離職してしまうと、広告費・研修費・引き継ぎの時間だけが丸々コストとして残ってしまいます。 小規模事業所にとって、このムダはとても大きい負担です。
こんな失敗が起こりやすいです。
応募が少なく焦ってしまい、条件を上げて求人を出してしまう
新人のフォローが不十分で、すぐに辞めてしまう
現場の課題を「人員不足」だと決めつけてしまう
これを避けるには、まず以下の対応が欠かせません。
今の業務が本当に“人が足りない”状態なのかを整理する
忙しい時間帯だけにスタッフを集中させる仕組みをつくる
採用前に「離職しにくい環境づくり」を整えておく
新しい人を増やす前に、現場の流れを整えることが結果的に人件費対策として大きな効果を生みます。
採用は大事な取り組みですが、「人を増やせば解決する」という考えは危険です。 必要な人材を迎え入れるためにも、まずは現場の負担の正体を見極めておくことが大切です。
2.2 非効率な業務が招くコスト増
小規模事業所では、日々のちょっとした非効率が積み重なり、人件費を押し上げてしまいます。忙しい現場ほど「本当に必要な作業」と「惰性で続けている作業」が混ざりやすく、時間のロスにつながります。
こんな場面がよく見られます。
手書き書類が多く、記入時間が長くなっている
物品の配置が悪く、取りに行く移動が増えている
情報共有の方法が統一されず、二度手間が発生している
こうしたムダを放置すると、残業発生やシフトの追加につながり、人件費がじわじわ増えてしまいます。
改善のポイントは次の通りです。
記録の形式を統一して“迷う時間”を減らす
よく使う物品を動線の近くにまとめる
情報共有のルールを整えて作業のばらつきをなくす
業務の流れを整えるだけで、1人あたり1日20〜30分の余裕が生まれ、人件費の最適化につながります。
2.3 人件費削減がスタッフの離職を招くケース
人件費を抑えたい気持ちはどの小規模事業所でも同じですが、「削減」を急ぎすぎると、スタッフの離職につながり、結果的に採用費や教育コストが増えてしまいます。
人数が少ない現場ほど、ひとり辞めるだけで負担が急増し、現場が回らなくなるリスクも高まります。
よくある失敗例は次の通りです。
シフト削減で収入が減り、不満が高まる
人を減らした結果、業務量が増えて負担が大きくなる
残業カットだけが優先され、仕事が終わらず疲弊する
これらが起きると、スタッフのモチベーションが下がり、離職につながりやすくなります。 防ぐためのポイントはこちらです。
現場の負担を把握したうえで人員配置を見直す
業務効率化を先に行い、無理のない削減を進める
シフト変更の際は収入面の影響も慎重に確認する
離職が増えると人件費削減どころか負担が増えるため、スタッフが働きやすい環境づくりが土台になります。
▶︎3. 小規模事業所でもすぐ始められる人件費見直しの具体策
3.1 業務の見える化とムダの洗い出し
人件費対策の中でも効果が出やすいのが、業務を「見える化」してムダを取り除くことです。小規模事業所では少人数で多くの業務をこなすため、少しの非効率でも1日の総労働時間に大きく影響します。
まずは現場で「どの作業にどれだけ時間を使っているか」を明確にしましょう。
見える化で気づきやすいムダはこちらです。
書類や記録の形式がバラバラで時間がかかる
物品の置き場所が遠く、移動が多い
手順が統一されておらず、人によって作業時間が違う
こうしたムダは、意識していないと残り続けてしまいます。 改善のためにできることは次の通りです。
記録のフォーマットを統一する
動線を短くし、よく使う物品をまとめる
スタッフ間で作業手順を共有し、ばらつきを減らす
業務を見える化するだけで、1人あたり1日20〜30分の作業が減り、人件費の最適化に直結します。
3.2 シフト管理と労働時間の最適化
小規模事業所では、シフト管理が人件費を大きく左右します。忙しい時間帯に人が足りず、落ち着いている時間帯にはスタッフが余っているという状態はよくあります。
この偏りを整えるだけで、無駄な労働時間を減らし、人件費の最適化につながります。
よくあるシフトの問題はこちらです。
時間帯ごとの業務量を把握していない
人手が必要なピークにスタッフが揃っていない
固定シフトが原因で調整がしにくい
こうした状況を改善するポイントは次の通りです。
時間帯ごとの業務量を可視化して必要人数を決める
ピーク時にスタッフを集め、静かな時間帯は最小人数にする
作業の優先順位を決め、無駄な待ち時間を減らす
たとえば、午前中の動きが集中する現場では、数名のシフト時間を1時間ずらすだけでも全体の負担が軽くなります。
シフトの最適化は「削る」ではなく「配置を整える」発想が大切で、人件費の無駄を大きく減らせます。
3.3 外注・業務委託の活用で固定費を変動費に
人件費を抑えつつ業務の質を維持したいときに役立つのが、外注や業務委託の活用です。小規模事業所では、すべての業務を自前でまかなうと固定費が膨らみやすく、人件費の負担が重くなります。
必要な場面だけ外部の力を借りることで、固定費を“変動費”に置き換えられます。
外注を検討すべき業務の例はこちらです。
清掃や備品管理などの周辺業務
書類作成・データ入力などの事務作業
専門知識が必要な研修や指導
外注のメリットは次の通りです。
必要なときだけ依頼でき、無駄な人件費が出ない
スタッフが本来の業務に集中できる
専門性の高い作業を短時間で任せられる
一方で、注意するポイントもあります。
外注先との連絡方法や担当範囲を明確にしておく
常勤スタッフの業務との“重複”を避ける
コストが継続的にならないよう定期的に見直す
外注を取り入れると、固定費が減り、業務の質を落とさずに人件費を最適化できます。
▶︎4. 人件費対策として活用したい制度や助成金の活かし方
4.1 業務改善助成金を上手に使うには
小規模事業所が人件費対策として取り入れやすいのが、設備投資や業務効率化を支援する助成制度です。中でも業務改善につながる取り組みは、人件費の“削減”ではなく“最適化”に直結するため、活用する価値があります。
助成金を使うメリットはこちらです。
設備導入の初期費用を抑えられる
作業時間の短縮につながり、残業やシフト過多を防げる
業務効率が上がり、スタッフの負担を軽減できる
活用の流れでつまずきやすいポイントもあります。
必要書類が多く、準備に時間がかかる
導入する設備や取り組みの目的が曖昧
申請期限を過ぎてしまいチャンスを逃す
上手に使うためのコツはこちらです。
現場で時間がかかっている作業を具体的に洗い出す
助成対象となる設備や取り組みを事前に確認する
申請スケジュールを早めに組み、書類準備を前倒しする
助成金を活用すると、負担を抑えながら現場改善が進み、人件費の最適化にも大きく寄与します。
4.2 IT導入・デジタル化による人件費削減
小規模事業所では、人手が少ない分、ITやデジタル化の効果が表れやすいと言われています。記録や情報共有、備品管理など、人が手作業で行っている業務をデジタルで補うだけで、日々の作業時間が大きく減り、人件費の最適化につながります。
デジタル化で改善しやすいポイントはこちらです。
記録や申し送りの入力・共有
書類作成やデータ管理
スケジュールやシフトの調整
導入するメリットは次の通りです。
手作業が減り、1人あたりの作業時間が短くなる
情報共有がスムーズになり、二度手間がなくなる
ミスや確認漏れが減り、全体の負担が軽くなる
一方で注意したい点もあります。
操作方法が複雑だと現場に浸透しにくい
導入後の運用ルールを決めておかないと効果が薄れる
初期コストが必要なため、補助制度を併用する工夫が必要
デジタル化は小さな作業の積み重ねを大幅に軽くし、短時間でも成果が出やすい取り組みです。
4.3 助成金申請時の注意点と準備のコツ
助成金は小規模事業所にとって心強い制度ですが、申請手続きが複雑で「準備が大変そう」と感じることもあります。申請までの流れを整理しておくと、無駄な手戻りが減り、スムーズに進められます。
申請でつまずきやすい点はこちらです。
必要書類が多く、揃えるのに時間がかかる
申請内容が実際の取組と合っていない
期限ギリギリになり、申請が間に合わない
準備を進めるときのコツはこちらです。
どの助成金が自社に合うか早めに確認する
必要書類リストを作り、担当者と分担して整える
設備導入や改善内容を“現場の課題”と結びつけて整理する
助成金は、要件を満たせば大きな支援になりますが、記入ミスや資料不足があると審査で不利になります。書類は早めに集め、提出前に必ず見直しておきましょう。
準備を前倒しにするだけで、助成金の活用はぐっと現実的になり、人件費対策の大きな助けになります。
▶︎5. 小規模事業所の人件費対策を成功に導く現場改善サポート
5.1 現場密着型の支援で離職率・収益率を改善
小規模事業所では、少人数で業務を回すため、現場の課題が見えにくく、負担が偏りやすい傾向があります。現場密着型のサポートを取り入れると、日々の動きが整理され、離職率や収益率の改善につながります。
実際に、現場の動線や作業の優先順位を整えるだけでも負担が大きく変わります。
現場改善が成果につながる理由はこちらです。
課題を“現場の目線”で把握できる
スタッフの動き方を細かく見直せる
経営者が気づきにくいムダを外部視点で発見できる
改善で期待できる効果もあります。
動線改善で作業時間が短縮し、残業が減る
スタッフの負担が軽くなり、離職を防ぎやすくなる
業務の整流化で、収益に直結する作業に時間を使える
さらに、現場密着のサポートでは、スタッフの意見や動き方も踏まえて改善するため、無理なく定着しやすいのが特徴です。
現場に合わせたサポートを受けることで、負担軽減と収益改善の両方が実現し、人件費対策にもつながります。
5.2 スタッフの育成と意欲向上も人件費対策の一部
小規模事業所では、スタッフひとりのスキルやモチベーションが業務全体に大きく影響します。
育成や意欲向上は「人件費を増やす取り組み」と思われがちですが、実は離職防止や業務効率向上につながり、長期的には人件費の最適化に直結します。
育成が必要とされる理由はこちらです。
スタッフのスキル差が業務のスピードに影響する
作業ミスが減り、やり直しの時間が短縮される
自信がつくと現場の動きが安定しやすくなる
意欲向上のために取り入れやすい工夫もあります。
役割や期待を明確にして、達成感を得やすくする
小さな改善でも認め合う文化をつくる
定期的に振り返り時間を設け、現場の声を吸い上げる
育成が進むと、業務を任せられる人が増え、仕事の分担がスムーズになります。これにより、業務負担の偏りが解消し、無駄な残業も少なくなります。
スタッフが安心して働ける環境は、結果的に人件費対策そのものにつながります。
5.3 小さな施設こそ「全体最適」がカギになる
小規模事業所では、スタッフの人数が少ない分、ひとつの改善が全体に大きく影響します。そのため、部分的な改善よりも「全体の流れを整える」ことが重要になります。
業務のつながりを意識して動きを最適化すると、ムダな時間が減り、人件費の負担を抑えやすくなります。
全体最適が必要になる理由はこちらです。
ひとりの動きが全体の業務に直結する
部分改善だけでは根本解決につながらない
現場と経営の両面でバランスを取る必要がある
全体最適を進めるためのポイントもあります。
業務の流れを「開始から終了まで」一度通して確認する
作業の重複や待ち時間を見つけて削除する
スタッフ全員で手順を統一し、ばらつきをなくす
全体の流れが整うと、1つの作業にかかる時間が短くなり、結果としてシフト調整や残業削減がしやすくなります。人数が少ない施設ほど、この効果が大きく表れます。
全体の動きを整えることが、無理のない人件費対策と働きやすい環境づくりの両立につながります。
▶︎6. まとめ
6.1 明日からできる第一歩
人件費対策は大きな取り組みが必要と思われがちですが、小規模事業所では“明日からできる小さな一歩”の積み重ねがとても重要です。小さな改善でも人数が少ない現場では効果が大きく、無理なく続けやすいのが特徴です。
すぐに取り組めるポイントはこちらです。
1日の業務を10分単位で振り返り、ムダな動きを1つ見直す
スタッフ同士で作業の手順を確認し、ばらつきを減らす
よく使う物品の置き場所を1か所にまとめる
これらは少ない手間で改善でき、現場の負担を軽くする効果があります。 できれば翌日だけでなく、1週間ほど続けてみると、どの作業に時間がかかっているかも見えやすくなります。
さらに、取り組みを継続しやすくする工夫もあります。
毎日の終わりに5分だけミーティングする
良かった点を共有し、現場にポジティブな空気をつくる
改善したい場所をリスト化して見えるところに貼る
大きな改革よりも、小さな改善を続ける方が、結果として人件費の最適化につながりやすくなります。
6.2 無理なく継続するための視点
人件費対策は「続ける仕組み」をつくることが大切です。小規模事業所では日々の業務に追われやすく、改善を始めても途中で止まってしまうことがあります。
負担を増やさずに継続できる方法を意識することで、長く安定した運営につながります。
継続が難しくなる理由はこちらです。
改善内容が複雑で、現場に浸透しない
忙しい時期に見直しが後回しになる
成果が見えにくくモチベーションが続かない
無理なく続けるためのポイントは次の通りです。
改善は小さく分け、短時間でできる内容から始める
定例の振り返り時間をつくり、負担の変化を確認する
できたことを共有して、達成感を積み重ねる
こうした工夫を取り入れると、改善が“特別な作業”ではなく日常の一部として定着しやすくなります。
継続できる仕組みを持つことで、人件費対策は無理なく自然に積み重なり、長期的な安定につながります。
▶︎小規模事業所の人件費対策はRevoirにお任せください
業務のムダやスタッフ配置の見直しなど、日々の運営に即した改善でコストを抑制。
「忙しさが当たり前」を変え、現場が回る仕組みを一緒に構築します。
詳しくはRevoirのホームページをご覧ください。
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