介護現場の業務改善ガイド｜効率化と負担軽減の方法
- Revior
- 3月24日
- 読了時間: 18分
▶︎1. 介護業界における業務改善の重要性と背景
1.1 介護業界が直面する課題
介護業界では、人手不足や業務負担の増加が深刻な課題になっています。現場で働く方々も、「もっと効率的に仕事ができれば…」と感じることが多いのではないでしょうか？ここでは、具体的な課題を3つ紹介します。
慢性的な人手不足
介護業界では、高齢者の増加に伴い、介護職員の需要が年々高まっています。しかし、厚生労働省のデータによると、介護業界の有効求人倍率は3倍以上にもなることがあり、多くの施設で人手が足りていません。
人手不足の影響で、1人あたりの業務負担が増大し、長時間労働や精神的ストレスの増加につながることも。結果として、離職率が高まり、さらに人材が不足するという悪循環が生じています。
業務負担の増加
介護職の仕事は、入浴や食事介助などの身体的負担の大きい業務だけでなく、記録業務や家族対応などの事務作業も多いんです。特に記録業務は、「紙ベースの管理が多く、手間がかかる」という声が多く聞かれます。
また、介護施設によっては1人の職員が複数の役割を兼務するケースも珍しくありません。その結果、「業務が多すぎて手が回らない」「もっと効率的な働き方ができれば」と悩む職員が増えています。
スタッフ間の情報共有不足
介護現場では、スタッフ間の情報共有の不備がトラブルを引き起こすこともあります。例えば、夜勤のスタッフが記録を残さなかったため、日勤のスタッフが利用者の状態変化を把握できず、適切なケアができなかった…といったケースが実際にあります。
また、業務の属人化も大きな課題です。特定のスタッフしか知らない業務があると、その人が休んだ時に現場が混乱することもあります。
このような課題を解決するには、業務改善が不可欠なんです。
1.2 業務改善の必要性とメリット
介護業務の負担が増えると、スタッフの疲弊や離職が進み、施設の運営にも悪影響を及ぼします。では、なぜ業務改善が必要なのか？そして、改善することでどんなメリットが得られるのかを見ていきましょう。
介護の質の向上
業務を効率化すると、スタッフが利用者一人ひとりと向き合う時間を確保しやすくなります。例えば、事務作業にかかる時間を1日30分短縮できれば、その分利用者との会話やケアに充てられますよね。
また、業務の標準化やICTツールの導入によって、スタッフ全員が同じクオリティのケアを提供できるようになります。結果として、利用者の満足度向上にもつながるんです。
スタッフの負担軽減
介護業務が効率化されると、長時間労働の削減や作業の分担が可能になります。「残業が減り、ワークライフバランスが改善した」という職員の声も多く聞かれます。
特に、記録作業の簡略化は効果が大きいです。例えば、紙の記録をデジタル化すると、書類整理の手間が減り、入力ミスや情報の抜け漏れも防げます。
離職率の低下
「業務が大変すぎる…」と感じると、職員のモチベーションは下がりがちです。しかし、業務改善によって働きやすい環境が整えば、スタッフの満足度が上がり、離職率の低下につながります。
ある介護施設では、シフト管理を効率化し、希望休を取得しやすくしたことで、離職率が20％改善した例もあります。小さな改善でも、職員の定着率に大きく影響するんです。
施設の経営改善
業務がスムーズに回るようになると、施設全体の生産性も向上します。例えば、無駄な作業を減らせば、人件費の適正化や業務時間の削減につながり、経営の安定化にも貢献します。
また、職員の定着率が向上すると、新しい人材を採用するためのコストも削減できます。業務改善は、単に働きやすくするだけでなく、施設の経営にもプラスの影響を与えるんです。
介護業務を改善することで、スタッフにも利用者にも大きなメリットがあります。
▶︎2. 業務改善の基本ステップ
2.1 現状分析と課題の洗い出し
業務改善を成功させるには、まず現場の現状を正しく把握することが大切です。いきなり改善策を実行しても、根本的な問題を解決できなければ意味がありません。ここでは、現状分析の方法と課題の洗い出しについて解説します。
現場の状況を客観的に把握する
「業務が大変」と感じても、具体的にどの作業が負担になっているのかを明確にすることが重要です。そのために、以下の方法を活用しましょう。
業務フローの可視化：日々の業務をリスト化し、どの作業にどれくらいの時間がかかっているかを記録する。
スタッフへのヒアリング：現場の職員に直接話を聞き、負担の大きい業務や改善してほしいポイントを洗い出す。
データ分析：シフトの偏りや残業時間、休憩時間の確保状況などを数値で確認する。
課題を分類する
業務の課題を整理すると、どこを優先的に改善すべきかが見えてきます。課題は、大きく以下の3つに分類できます。
業務量の問題：人手不足や業務過多により、一人ひとりの負担が大きくなっている。
業務プロセスの問題：非効率な業務フローや無駄な作業が発生している。
コミュニケーションの問題：情報共有の不足やスタッフ間の連携ミスが起こっている。
たとえば、介護記録を紙で管理している場合、情報の共有が遅れやすく、二重入力の手間が発生することがあります。この場合は、ICTツールの導入で業務の効率化を図るのが有効です。
現状分析をしっかり行うことで、的確な改善策を打ち出せます。
2.2 具体的な改善目標の設定
現状の課題を明確にしたら、次にやるべきことは具体的な改善目標を設定することです。目標が曖昧だと、どのように改善すればよいのか方向性が定まらず、結局うまく進まないことが多いんです。ここでは、効果的な目標の立て方を解説しますね。
SMARTの法則を活用する
業務改善の目標は、以下の「SMARTの法則」に基づいて設定すると、実現しやすくなります。
Specific（具体的に）：何を改善するのか明確にする
Measurable（測定可能に）：成果を数値で確認できるようにする
Achievable（達成可能に）：無理のない現実的な目標にする
Relevant（関連性を持たせる）：施設の方針や目的と一致させる
Time-bound（期限を決める）：達成するまでの期限を設定する
たとえば、「業務を効率化する」という漠然とした目標ではなく、「介護記録の作成時間を1日30分短縮する」といった具体的な目標にすることで、進捗を確認しやすくなります。
短期目標と長期目標を決める
業務改善は、一朝一夕で達成できるものではありません。そのため、短期的な目標と長期的な目標を分けて設定すると、より現実的に進めやすくなります。
短期目標（1〜3カ月）
介護記録のフォーマットを統一し、記入時間を短縮する
朝礼時にスタッフ間での情報共有を徹底する
利用者ごとの業務マニュアルを作成し、新人スタッフの教育を効率化する
長期目標（半年〜1年）
ICTシステムを導入し、記録業務をデジタル化する
シフトの見直しを行い、スタッフの負担を均等化する
業務プロセスの最適化を図り、業務時間を全体で10％削減する
目標を短期・長期に分けることで、無理なく段階的に業務改善を進めることができます。
しっかりとした目標を立てることで、業務改善の成功率が大きく上がります。
2.3 業務改善策の立案と実施
改善目標を設定したら、次に具体的な改善策を立案し、実際に現場で実行していく段階に入ります。ここでは、効果的な改善策を考えるためのポイントと、実施時の注意点について解説しますね。
どの業務を優先的に改善するか決める
すべての業務を一度に改善しようとすると、現場が混乱してしまいます。そのため、優先順位を決めて段階的に進めることが大切です。以下の視点で、改善の優先度を決めていきましょう。
負担の大きい業務から改善する
記録業務や報告業務など、時間がかかる業務を最適化する
スタッフの意見を反映させる
現場の職員が「大変」と感じている業務から着手する
即効性のある施策を導入する
すぐに実施でき、効果が出やすい施策から取り組む
具体的な改善策を考える
改善策は、「作業を減らす」「効率化する」「自動化する」という3つの視点で考えると、実行しやすくなります。
作業を減らす：不要な業務を削減する（例：手書き書類をデジタル化）
効率化する：作業の流れを最適化する（例：スタッフの動線を見直す）
自動化する：システムを導入し、手作業を減らす（例：介護記録ソフトを活用する）
スモールステップで実施する
改善策を一度に大きく変えるのではなく、小さなステップで実施し、効果を検証しながら進めるのがポイントです。
実施の流れ
試験運用を行う（小規模な範囲で改善策を実施）
フィードバックを集める（スタッフや利用者の意見を確認）
必要に応じて調整する（問題点を改善し、最適な形にする）
本格導入する（全体へ広げる）
たとえば、新しい介護記録システムを導入する場合、まずは1ユニットだけ試験運用し、スタッフの意見を聞いてから全体に展開すると、スムーズに移行できますよ。
改善策を立案する際は、現場の負担を考え、無理のない方法で進めることが大切です。
2.4 効果測定とフィードバック
業務改善策を実施したら、それで終わりではありません。本当に効果があったのかを確認し、必要に応じて改善を加えることが大切です。ここでは、効果測定の方法とフィードバックの活用について解説します。
成果を数値で測定する
改善の効果を客観的に判断するために、数値を使った評価を行いましょう。例えば、以下のような指標を設定すると、改善の進捗が把握しやすくなります。
業務時間の変化：記録作業や報告業務にかかる時間がどれくらい短縮されたか
スタッフの負担軽減：残業時間の減少、休憩時間の確保率の向上
利用者満足度：アンケートを実施し、サービス向上につながったかを確認
離職率の変化：業務改善後、職員の定着率が向上したか
現場の声を反映する
数値だけでなく、実際に現場で働くスタッフの声も重要な指標になります。定期的に意見を聞くことで、さらなる改善点が見えてきます。
フィードバックの方法
ミーティングを定期開催（1カ月ごとに業務改善の進捗を共有）
匿名アンケートを実施（率直な意見を集めるため、匿名で意見を募る）
現場でのヒアリング（個別に話を聞き、細かい課題を拾う）
例えば、「新しい記録システムは便利だけど、操作に時間がかかる」といった声があれば、マニュアルを作成する、操作研修を実施するといった追加対応を考えることができます。
継続的な改善を行う
業務改善は、一度やったら終わりではなく、継続的に取り組むことが大切です。小さな問題が積み重なると、再び業務の負担が増えてしまうこともあります。
そこで、定期的に「振り返りの機会」を設け、改善策の効果を確認しながら、さらなる最適化を進めましょう。
改善策のPDCAサイクル
Plan（計画）：現場の課題を分析し、改善策を立案
Do（実行）：小規模で試験運用を行う
Check（評価）：数値と現場の声をもとに効果測定
Act（改善）：問題点を修正し、最適な形に調整
効果測定とフィードバックをしっかり行うことで、業務改善の成功率が格段に上がります。
▶︎3. 具体的な業務改善の取り組み
3.1 ICTツールの導入と活用
介護業務の効率化には、ICT（情報通信技術）ツールの活用が欠かせません。記録業務の負担軽減や、スタッフ間の情報共有をスムーズにすることで、大幅な業務改善が可能になります。ここでは、介護現場で活用できるICTツールの種類と、導入のポイントについて解説しますね。
介護業界で活用されるICTツール
ICTツールといってもさまざまな種類があります。以下のようなツールを活用することで、業務の効率化が期待できます。
介護記録ソフト：利用者のケア記録をタブレットやスマホで入力し、リアルタイムで共有
見守りシステム：センサーやカメラを活用し、夜間の見守りや転倒リスクを検知
シフト管理ツール：スタッフの勤務スケジュールをデジタル化し、シフト作成を自動化
音声入力システム：手書きやキーボード入力の負担を軽減し、記録作業をスムーズに
例えば、介護記録を紙からタブレット入力に切り替えた施設では、1日あたりの記録時間が30分短縮され、スタッフの負担が軽減しました。
ICTツール導入のメリット
ICTツールを導入すると、以下のようなメリットがあります。
記録業務の時間短縮 → 手書き不要で、1日30分以上の業務削減が可能
情報共有のスムーズ化 → リアルタイムで利用者の状態を把握できる
転倒や事故のリスク低減 → 見守りセンサーで夜間の対応負担を軽減
スタッフのストレス軽減 → 手作業が減り、余裕を持ってケアに専念できる
ICTツール導入のポイント
ICTツールを導入する際には、いくつかのポイントを押さえることが大切です。
現場の声を反映する：スタッフの使いやすさを優先し、無理なく導入できるものを選ぶ
試験運用を行う：一部の業務で試してから、本格導入する
コストと効果を比較する：導入費用と業務改善のメリットを天秤にかけ、費用対効果を確認
特に、使いにくいツールを導入すると、かえって業務が増えてしまうこともあるため注意が必要です。現場の意見を取り入れながら、最適なものを選ぶことが成功の鍵になります。
3.2 業務の標準化とマニュアル作成
介護現場では、スタッフごとに仕事の進め方が異なると、業務の質にばらつきが生じたり、引き継ぎがスムーズに進まなかったりすることがあります。そこで重要なのが、業務の標準化とマニュアル作成です。これにより、新人教育の効率化や、ミスの防止が可能になります。
業務の標準化とは？
業務の標準化とは、誰が対応しても一定の質を維持できるように、作業の手順やルールを統一することです。例えば、以下のような項目を標準化すると、現場がスムーズに回ります。
介護記録の記入方法：統一フォーマットを作成し、必要な情報を明確化
利用者ごとのケア手順：入浴介助や食事介助の流れをマニュアル化
スタッフ間の情報共有方法：申し送りのルールを決め、抜け漏れを防ぐ
ある施設では、申し送りのルールを統一したことで、情報の伝達ミスが80％減少し、業務の効率化に成功しました。
マニュアル作成のメリット
業務マニュアルを作成すると、以下のようなメリットがあります。
新人教育がスムーズになる → OJTの時間短縮＆即戦力化
業務の属人化を防ぐ → 休みのスタッフがいても、他の人が対応可能に
ミスやトラブルを減らせる → ルールが明確になることで、判断に迷う場面が減少
業務の効率化につながる → 仕事の進め方が統一され、無駄な手間を省ける
例えば、新人スタッフが「利用者ごとのケアの進め方が分からない」といった場面でも、マニュアルがあればすぐに確認できるため、教育コストを削減できます。
分かりやすいマニュアルの作り方
マニュアルを作る際には、以下のポイントを意識すると、誰でも理解しやすい内容になります。
箇条書きを活用：手順を簡潔に記載し、分かりやすくする
写真やイラストを使う：文章だけでなく、視覚的に理解しやすい構成にする
実際の事例を盛り込む：現場でよくあるケースを具体的に示す
たとえば、「転倒しやすい利用者の介助方法」をマニュアル化する際に、写真付きで正しいサポート方法を示せば、経験の浅いスタッフでも迷わず対応できます。
業務の標準化とマニュアル作成を進めることで、スタッフの負担が減り、安定した介護サービスを提供できるようになります。
3.3 職場環境の整備と動線の見直し
介護業務をスムーズに進めるためには、職場環境を整え、スタッフの動線を最適化することが重要です。無駄な移動を減らすことで、業務の効率化と負担軽減につながります。
職場環境の課題
備品の配置が不統一 → 必要な物を探す時間が増える
通路が狭く移動しづらい → 利用者の移動補助が困難
休憩スペースが不足 → スタッフの疲労が蓄積
動線の最適化方法
ナースステーションの位置を工夫 → 巡回ルートを短縮
備品の収納場所を統一 → 必要な物をすぐ取り出せるようにする
通路の障害物を整理 → スムーズな移動を確保
環境改善の具体策
備品の定位置管理 → 収納ルールを作成し、ラベルを活用
移動しやすいレイアウトへ変更 → 車椅子が通りやすいスペース確保
スタッフの休憩環境を整備 → 休憩室を静かで快適な空間に
動線と環境を整えることで、業務効率とスタッフの働きやすさが向上します。
3.4 スタッフ間の情報共有の促進
介護現場では、スタッフ同士の情報共有がスムーズにできるかどうかが、業務の効率や利用者の安全に大きく影響します。伝達ミスを防ぐために、適切な情報共有の仕組みを整えることが大切です。
情報共有がうまくいかない原因
申し送りの抜け漏れ → 利用者の体調変化を把握できない
業務の属人化 → 特定のスタッフしか分からない業務が増える
二重対応の発生 → すでに行ったケアを別のスタッフが実施
情報共有を円滑にする方法
申し送りのルールを統一 → 口頭＋記録で確実に伝達
ICTツールの活用 → タブレットやスマホでリアルタイム共有
定期的なミーティングの実施 → 業務の振り返りと改善点の共有
伝え方の工夫
簡潔に要点を伝える → 「○○さんは食欲が低下」と具体的に
曖昧な表現を避ける → 「たぶん大丈夫」ではなく、数値や状態を明確に
聞き手が理解したか確認する → 「○○さんの状態を確認したら教えてね」と具体的な指示
情報共有の質を向上させることで、業務の効率化と利用者の安全確保が実現します。
▶︎4. 介護業務の改善を進める上での注意点
4.1 スタッフの意見を尊重する
業務改善を成功させるには、現場で働くスタッフの意見をしっかり取り入れることが欠かせません。トップダウンで決められた改善策では、現場に定着しにくいため、スタッフの声を反映させることが重要です。
スタッフの意見を取り入れる重要性
現場の実態を正しく把握できる → 実際の課題に沿った改善策を立案可能
スタッフのモチベーション向上 → 「自分の意見が反映される」と感じられる
改善策の定着率が高まる → 現場に合った施策は無理なく続けられる
スタッフの意見を取り入れる方法
定期的な意見交換の場を設ける → 月1回の業務改善ミーティング
匿名アンケートを実施 → 本音を引き出しやすくする
小規模な試験運用を行う → 一部スタッフで試し、フィードバックを収集
実施のメリット
現場の課題が明確になる → 必要な改善ポイントが分かる
無理のない改善が可能 → スタッフの負担を考慮した導入ができる
チームワークが向上 → 互いの意見を尊重する文化が生まれる
スタッフの声を反映することで、働きやすく効果的な業務改善が実現します。
4.2 継続的な改善活動の重要性
業務改善は一度実施して終わりではなく、継続的に見直し、改善し続けることが重要です。現場の状況は常に変化するため、定期的な振り返りが必要になります。
業務改善が続かない原因
導入後のフォロー不足 → 新しい方法が定着しない
現場の負担が増える → 改善策が実態に合わず、元のやり方に戻る
効果測定が不十分 → 成果が見えず、継続するモチベーションが下がる
継続的な改善のための方法
PDCAサイクルを回す
Plan（計画）：課題を分析し、改善策を決定
Do（実行）：小規模で試験導入
Check（評価）：数値やスタッフの意見で効果を確認
Act（改善）：問題点を修正し、改善策を最適化
定期的な振り返りを実施
月1回の改善ミーティングで進捗を確認
アンケートを活用し、現場の声を集める
改善成果を数値化し、効果を可視化
継続的な改善のメリット
業務の効率が向上し続ける → 新たな課題にも柔軟に対応
スタッフの意識が高まる → 現場全体で業務改善の文化が根付く
利用者サービスの質が向上 → 継続的な改善が良質なケアにつながる
業務改善を定着させるには、継続的な取り組みと現場の意見の反映が不可欠です。
4.3 外部リソースや専門家の活用
業務改善を進める際には、外部のリソースや専門家の知見を活用することが有効です。施設内だけで解決しようとすると、視点が偏ったり、効果的な改善策が見つからなかったりすることがあります。
活用できる外部リソース
業務改善コンサルタント → 施設の業務分析と最適な改善策の提案
介護業界向けの研修・セミナー → 最新の介護技術や効率化手法を学べる
ICTツール提供企業のサポート → 介護記録システムや見守りセンサーの導入支援
行政・自治体の助成金制度 → 業務改善のための補助金活用でコスト負担を軽減
専門家の活用メリット
客観的な視点で課題を分析 → 現場では気づきにくい問題点が明確に
成功事例を基にした改善が可能 → 他施設の実績を参考にできる
スタッフの負担を最小限に抑えられる → 無理なく改善を進められる
外部リソースを活用する際の注意点
施設の方針や現場の意見を考慮 → 実際に働くスタッフが納得できる形で導入
コストと効果を比較 → 費用対効果を考え、予算内で利用可能なものを選ぶ
試験導入を実施する → いきなり全体導入せず、一部でテスト運用
外部の専門家やリソースを活用することで、より効果的な業務改善が実現できます。
▶︎5. まとめ
介護業務の改善は、スタッフの負担を軽減し、利用者により良いケアを提供するために不可欠です。本記事では、業務改善の重要性と具体的な取り組みを解説しました。
介護業務改善のポイント
現状分析を徹底する → 業務の課題を明確にし、適切な改善策を検討
ICTツールを活用する → 記録作業の効率化や情報共有の強化
業務の標準化とマニュアル化 → 新人教育の負担を軽減し、ケアの質を均一化
職場環境と動線を見直す → 無駄な移動を減らし、働きやすい環境を整備
スタッフの意見を反映し、継続的に改善する → 現場の声を取り入れ、無理のない形で実施
業務改善がもたらす未来
スタッフの負担軽減と定着率向上 → 働きやすい環境づくり
利用者へのサービス向上 → 介護の質を高め、安全で快適な生活を提供
施設の運営安定化 → 業務の効率化により、経営の安定にも貢献
継続的な業務改善により、スタッフも利用者も安心できる介護環境が実現します。
▶︎介護の業務改善ならReviorにお任せください！
介護現場の業務改善を考えているなら、Reviorがサポートします。 業務の効率化やスタッフの負担軽減に役立つ最新情報や具体的な改善策を、ブログで詳しく紹介しています。
施設運営の課題を解決し、働きやすい環境を整えませんか？ 詳しくは、公式ホームぺージをご覧ください。
Kommentare